基层法院档案电子化工作存在的问题及建议

法院诉讼档案是在诉讼过程中形成的人民法院审判活动的真实记录，它对检查人民法院执行国家政策、法令的情况，对调研工作、总结经验以及对国家制定法律提供资料，都有重要的作用。为更好地管理案件档案、缓解审判资源压力，法院近年来致力于推进档案电子化。

日前，笔者在实施某法院主要负责人任期经济责任审计过程中，发现目前档案电子化过程中存在一些问题，主要是结案案卷超期未归档，其中不乏案件结案后300余天案卷尚未归档的情况，明显超过规定的归档期限（一个季度内或者三个月内完成归档工作）。

分析其原因，主要有以下三个方面：一是部分案件由于上诉，造成结案以后未能及时归档；二是手续制度不完善，工作人员离职、换岗，没有做好工作交接，案卷没能及时归档；三是目前档案电子化采取同步扫描的方式，工作人员为图方便，统一扫描上传，造成案卷未能及时归档。

司法档案是国家的重要档案之一，是人民法院审判工作和司法行政工作的历史记录。法院应重视档案工作，积极纠正档案管理工作中出现的各种不足，进一步改进档案管理工作。审计建议：

（一）提高对档案工作重要性的认识。法院领导同志要定期或不定期检查了解档案管理工作情况，及时帮助解决存在的问题和困难，并随时向上级法院反映情况。

（二）建立健全电子化档案管理制度。只有在文书立卷、归档、保管、调阅等各个环节都建立起严格制度以后，档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等六项工作才能正常地进行，才能防止和克服案卷超长期未归档等混乱现象，有效地发挥电子化档案的应有作用。

（三）确保档案工作人员的稳定性和政治性。档案工作人员要保持一定的稳定性、不要轻易调动，以便他们熟悉情况，积累经验，做好工作。档案工作人员调动时，一定要办好交接手续，避免发生混乱现象。同时，档案工作是一项机要工作，配备的人员必须在政治上完全可靠。